Nếu bạn cần phải tổ chức một kì nghỉ cho
công ty, đó là một dự án. Nếu bạn được giao cho công việc khảo sát một
dự án nhà đất nào đó để chuẩn bị xây dựng cao ốc, phối hợp với các nhà
thầu xây dựng và bạn làm việc với một nhóm 300 người, đó chắc chắn là
một dự án. Thậm chí là bạn chuẩn bị một bài phát biểu mà bạn chuẩn bị
thực hiện cũng được coi là một dự án vì nó có những đặc điểm nhất định.

Loạt bài “Hướng dẫn cơ bản trong Project Professional 2010” đưa bạn bước vào thế giới Microsoft Project trong giải pháp EPM.

Cho dù là một dự án nhỏ hay là những dự án cũng đều có những đặc điểm sau:

• Mục tiêu tổng thể
  
• Người đóng vai trò quản lý dự án
  
• Các công việc cụ thể được thực hiện giữa một điểm bắt đầu cụ thể và một điểm kết thúc.
  
• Thời gian cho công việc sẽ đươc hoàn thành (chẳng hạn như 3 giờ, 3 ngày hoặc 3 tháng)
  
• Mối quan hệ giữa thời gian và công việc
  
• Nguồn lực (con người, thiết bị, phương tiện, vật tư….) để hoàn thành công việc
  
• Ngân sách (các chi phí liên quan với con người, thiết bị, phương tiện và nguồn cung cấp)
  

[You must be registered and logged in to see this link.]

Một công việc có thể trải rộng ra hoặc
chi tiết nếu bạn muốn. Ví dụ bạn có thể tạo một công việc duy nhất hoặc
tạo ra bản tóm tắt công việc và các công việc con bên dưới. Ví dụ một dự
án truyền thông, quảng cáo bằng phương tiện truyền thông thì các công
việc con là thiết kế, chỉnh sửa, xem lại và cuối cùng là thực hiện quảng
bá.

Thời gian trong dự án cũng là vấn đề rất
quan trọng. Hầu hết tất cả công việc trong dự án đều có thời gian, đó
chính là khoảng thời gian để thực hiện công việc có điểm bắt đầu và kết
thúc. Nếu một công việc mà không có thời gian cụ thể thì nó đơn giản là
một công việc có bản chất đánh dấu mốc thời gian, chẳng hạn bạn bạn phê
duyệt một biên bảng báo cáo ngân sách hoặc xem lại danh sách các thành
viên trong dự án.

Microsoft Project không cung cấp cho bạn
cách làm việc hiệu quả với thời gian. Bạn phải xác định và thiết lập
thời gian hiệu quả dựa trên kinh nghiệm của riêng bạn. Chẳng hạn thiết
kế một phần mềm mất 3 tuần hay 3 tháng hoặc xin giấy phép của Sở xây
dựng trong 5 ngày hay 10 ngày. Microsoft Project cũng không phải là một
nhà tiên tri do đó bạn phải cung cấp các dữ kiện, số liệu để xây dựng
lịch trình dự án của bạn. Sau khi nhập thông tin vào, Microsoft sẽ giúp
bạn theo dõi tiến độ, lịch trình của dự án và một số tính năng mới giúp
bạn làm việc hiệu quả hơn.

Tính phụ thuộc của công việc

Bên cạnh việc lên công việc bạn cần phải
xác định tính phụ thuộc giữa các công việc, chẳng hạn công việc thứ hai
không thể bắt đầu nếu như công việc thứ nhất chưa hoàn thành. Hoặc
nhiệm vụ thứ 6 thực hiện được 50% thì nhiệm vụ thứ 7 sẽ bắt đầu được
tiến hành.

Dưới đây là một số ví dụ về tính phụ thuộc:

• Bạn không thể bắt đầu sử dụng một thiết bị cho đến khi bạn cài đặt nó.
  
• Bạn phải chờ cho bê tông trên nền nhà bạn khô trước khi bạn bắt đầu xây dựng trên đó.
  
• Bạn không thể bắt đầu cho ra một sản phẩm thuốc mới cho đến khi được Bộ Y Tế phê chuẩn.
  

Sắp xếp nguồn lực

Khi lần đầu tiên sử dụng Microsot
Project, có một số nhầm lẫn về nguồn lực. Nguồn lực không chỉ là con
người mà nguồn lực có thể là một phần thiết bị hoặc chi phí, chẳng hạn
tiền thuê nhà, một phòng họp mà bạn phải trả phí hàng giờ để sử dụng.

Microsoft Project cho bạn 3 loại nguồn
lực sau: nguồn lực làm việc, nguồn lực vật chất và nguồn lực về chi phí.
Nguồn lực làm việc được tính bằng giờ hoặc ngày làm việc trên một công
việc, nguồn lực này điển hình là con người. Nguồn lực vật chất chẳng hạn
như vật tư, sắt thép, được tính với chi phí mỗi lần sử dụng hoặc một
đơn vị đo lường. Nguồn chi phí là chi phú cụ thể cho mỗi lần mà bạn sử
dụng nó và nó có thể thay đổi theo công việc. Ví dụ một buổi hội thảo
của các chuyên giá có thể tốn khoản 250$ cho một lần và lần kế tiếp có
thể là 500$. Với hội thảo này chỉ làm thay đổi nguồn chi phí mà không
thay đổi về thời gian tổ chức.

Một số nguồn lực như con người sẽ thực
hiện công việc của họ theo lịch. Nếu một người làm việc 8 giờ một ngày
và bạn thiết lập cho người đó một công việc mất 24h để hoàn thành, do đó
sẽ mất 3 ngày làm việc để hoàn thành công việc. Trong khi đó, một người
khác làm việc 12 giờ thì sẽ mất 2 ngày để hoàn thành công việc tương
tự. Ngoài ra bạn có thể thiết lập công việc tùy ý chẳng hạn làm việc
theo ca hoặc 1 tuần chỉ làm 4 ngày.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Sau khi nhập thông tin, Microsoft
Project cung cấp cho bạn một giao diện xem ấn tượng cũng như các tùy
chọn báo cáo về dự án của bạn. Bạn có thể xuất ra bản báo cáo và sử dụng
nó trên Microsoft Excel 2010.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Lên kế hoạch theo dõi

Sau khi bạn đã xây dựng được tất cả công
việc, xác định thời gian thực hiện, tính phụ thuộc và mối quan hệ của
từng công việc, chi phí và nguồn lực. Bạn cần thiết lập một đường cơ sở.
Đường cơ sở được sử dụng để đánh giá và so sánh kế hoạch trên dự án và
tiến độ của dự án. Bên cạnh đó, bạn cần ghi chép lại quá trình của từng
công việc như thời gian, chi phí thực tế so với trên kế hoạch. Cuối cùng
khi có được những đường cơ sở bạn có thể so sánh nó tại Microsoft
Project để xem về thực tế thời gian của công việc và chi phí dự án. Cho
dù dự án của bạn có tốn kém hơn so với những gì đã dưa ra bạn cũng có
thể xem và điều chỉnh lại.

Vai trò người quản lý dự án

Người quản lý dự án là người tạo ra tổng
thể dự án và cố gắng để dự án được hoàn thành. Người quản lý dự án là
người có thể sử dụng các kĩ năng và phương pháp để thiết lập mức thời
gian hợp lí, quản lý nguồn lực tốt và thường giữ lịch trình dự án đúng
tiến độ.

Với một hệ thống quản lý dự án tốt, bạn có thể trả lời được các câu hỏi như:

• Những công việc phải thực hiện là gì? Thứ tự các công việc như thế nào?
  
• Thời hạn cho các công việc phải được thực hiện như thế nào?
  
• Ai sẽ là người hoàn thành các công việc?
  
• Chi phí cho từng công việc và cho toàn bộ dự án là bao nhiêu?
  
• Nếu một số công việc chưa được hoàn thành so với tiến độ sẽ như thế nào?
  
• Đâu là cách tốt nhất để liên lạc đến những người có trách nhiệm trong một dự án?
  

Một người quản lý dự án không phải lúc
nào cũng ở cấp cao nhất của dự án mà thay vào đó, người quản lý dự là
người đảm bảo rằng các bộ phận của dự án hợp tác làm việc suôn sẻ. Ngoài
ra, người quản lý dự án là người phải chịu trách nhiệm đối với sự thành
công hoặc thất bại của dự án.
Một người quản lý dự án cần quản lý các vấn đề sau:

• Lên kế hoạch cho dự án cũng như tiến độ dự án: đây là những gì bạn
  có thể tạo ra trong Microsoft Project. Nó bao gồm các bước tính toán,
  thời gian và chi phí để đạt được mục tiêu của dự án.
  
• Nguồn lực: quản lý nguồn lực của dự án.
  
• Liên hệ với các nhóm, đội ngũ và khach hàng: việc liên lạc, theo
  dõi, nhắc nhở các nhóm làm việc là một trách nhiệm mà người quản lý dự
  án cần phải làm để dự án được suôn sẻ.
  

Trong một dự án, bạn có thời gian, nguồn
lực (mà chủ yếu là chi phí) và chất lượng cuối cùng cho dự án.
Microsoft Project giúp bạn quản lý các nguồn lực và thời gian của dự án.
Chất lượng của các dự án thường bị ảnh hưởng trực tiếp bởi bạn. Ví dụ
nếu bạn giảm nguồn lực dể tiết kiệm tiền nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng.
Tóm lại, một sự cân bằng hợp lý của thời gian, tiền bạc và chất lượng
là cốt lõi của những vì mà một người quản lý dự án có trong suốt chu
trình của dự án.

Nếu bạn sử dụng Microsoft Project lần
đầu tiên, bạn sẽ thấy các tính năng trong Microsoft Project rất cần
thiết cho dự án của bạn. Microsoft Project 2010 có hai phiên bản khác
nhau:

• Project Standard: cung cấp các tính năng cơ bản để bạn có thể tạo và chỉnh sửa kế hoạch của dự án.
  
• Project Professional
  bao gồm tất cả các tính năng có trong phiên bản Project Standard. Ngoài
  ra, Project Professional tích hợp thêm một số tính năng để có thể kết
  nối đến Microsoft Project Server, giải pháp Enterprise Project
  Management (EPM) từ Microsoft.
  

Hết phần 1…

Ở bài “[You must be registered and logged in to see this link.]”
bạn đã được tìm hiểu bước đầu tiếp cận Microsoft Project cũng như tìm
hiểu các tính năng nổi bật trong đó. Nếu bạn muốn xem lại bài giới thiệu
về Project Professional 2010 có thể truy cập [You must be registered and logged in to see this link.].

Ở phần 2, SharePointVn sẽ giới thiệu các khu vực có trên Project
Professional 2010 để từ đó bạn có thể dễ dàng nhận ra và sử dụng.

Để bắt đầu với Microsoft Project bạn có thể mở một tập tin Project hoặc khởi động từ menu Start. Click vào Start. Trên menu Start, click vào All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Project 2010.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Bạn có thể nhận thấy giao diện trong
Microsoft Project 2010 hoàn toàn khác so với các phiên bản Microsoft
Project trước đó. Với giao diện Fluent (thường được gọi là giao diện
Ribbon) giúp bạn dễ dàng thao tác trên Microsoft Project 2010.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Phần chính giao diện của Microsoft Project 2010 gồm có:

Thanh công cụ Quick Access là nơi bạn có thể tùy biến giao diện, có thể thêm các tùy chọn bạn thường xuyên sử dụng lên thanh công cụ này.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Thanh tab và giao diện Ribbon thân
thiện. Tab là nơi để bạn thao tác trên Microsoft Project 2010. Trong
Microsoft Project 2010 có 5 tab chính là Task, Resource, Project, View, Team,
ngoài ra có 2 tab có thể thay đổi là Add-in (sử dụng thêm các công cụ
hỗ trợ bên ngoài) và Format (tùy theo đối tượng bạn chọn)

[You must be registered and logged in to see this link.]

Group: trên mỗi tab có nhiều group, group là các chức năng được sắp vào một nhóm.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Thanh View label nằm dọc theo cạnh trái của giao diện chính thể hiện kiểu giao diện mà bạn đang xem.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Khu vực View shortcut
cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi một số chế độ xem bạn hay sử dụng
thường xuyên trong Microsoft Project. Bên cạnh View shortcut là thanh
trượt Zoom cho phép bạn phòng to thu nhỏ.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Thanh trạng thái Status hiển thị chế độ mà bạn đang sử dụng là tự động (Auto) hay bằng tay (Manually).

[You must be registered and logged in to see this link.]

Menu shorcut và thanh công cụ mini sẽ hiển thị khi bạn click phải vào một thành phần nào đó trong dự án của bạn.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Fluent – khái niệm có vẻ quen thuộc với
những ai sử dụng sản phẩm Office 2007. Với các ứng dụng Office 2010 phía
client vẫn thừa hưởng giao diện Fluent. Project 2010 cũng gia nhập nhóm
sản phẩm Office 2010 trong việc áp dụng giao diện Fluent.

Ở phần 4 này, các bạn sẽ được tìm hiểu
giao diện Fluent trong Project Professional 2010 và cách xem dự án bằng
nhiều cách khác nhau.

Ribbon và Tab: Tìm đến các chức năng mà bạn muốn

• Task và Resource liên quan đến dữ liệu bạn thường xuyên làm việc với Microsoft Project.
  

• Project chứa các chức năng để áp dụng cho toàn bộ dự án.
  

[You must be registered and logged in to see this link.]

• View giúp bạn kiểm soát, xem được các thông tin trong dự án bằng nhiều cách trình bày khác nhau.
  

[You must be registered and logged in to see this link.]

• Format là một tab tùy
  chọn, các chức năng hiển thị trên tab này tùy thuộc vào các chức năng
  chính mà bạn sử dụng hoặc các thành phần bạn muốn xem. Ví dụ khi bạn xem
  một công việc, chẳng hạn biểu đồ Gantt Chart, chức năng trên tab Format
  hiển thị và giúp bạn làm việc với biểu đồ này.
  

[You must be registered and logged in to see this link.]

Giống như tất cả các tab, tại Task chứa nhiều chức năng và được tổ chức thành các nhóm. Tại Task gồm các nhóm View, Clipboard, Font, Schedule, Tasks, Insert, Properties và Editting.

Một số chức năng thực hiện ngay lập tức,
trong khi một số chức năng khác dẫn bạn đến nhiều lựa chọn hơn. Một số
ví dụ trên các tab.

[You must be registered and logged in to see this link.]

View: xem chi tiết dự án bằng nhiều cách trình bày thông tin khác nhau

Tab View là nơi để bạn có thể xem các thông tin của dự án bằng nhiều cách trình bày khác nhau. Trong tab View gồm có 7 nhóm: Task Views, Resource Views, Data, Zoom, Split View, Window, Macros. Bạn có thể sử dụng các chức năng trong tab View này để nhập, chỉnh sửa, phân tích và hiển thị thông tin dự án. Mặc định trong tab View sẽ hiển thị biểu đồ Gantt.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Nhìn chung, tại tab View tập trung các chức năng chính ở các nhóm Task Views, Resource Views và Data.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Nếu bạn muốn xem toàn cảnh tiến trình dự án bạn có thể đánh dấu chọn Timeline tại nhóm Split View trên tab View.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Có nhiều cách xem khác trong Microsoft Project. Bạn có thể click vào chức năng Other Views sau đó click vào More Views trên nhóm Task Views hoặc Resource Views.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Điều quan trọng mà bạn phải hiểu là trong tất cả cách xem trên thì cách nào là điểm nhấn chính trong dự án của bạn. Sử dụng tab View để giúp bạn tập trung vào những điểm chính mà bạn muốn xem trên một dự án.

Các công việc là thành phần cơ bản nhất
trong bất kỳ một dự án nào cho dù là lớn hay nhỏ. Công việc sẽ mô tả các
thông tin, hoạt động, trình tự, thời gian và tài nguyên yêu cầu. Trong
Microsoft Project 2010, có các loại công việc khác nhau: summary task (tóm tắt công việc), subtask (các công việc con) và milestone (các cột mốc quan trọng).

Trong phần này, bạn sẽ quản lý các công việc cũng như thiết lập kế hoạch theo 2 cách khác nhau:

• Nhập các công việc theo dự kiến bằng phương pháp thủ công.
  
• Làm việc với chức năng tự động thiết lập công việc.
  

Tạo một kế hoạch dự án mới

Một kế hoạch của dự án là một mô hình mà
bạn xây dựng bao gồm các công việc, nguồn lực, khung thời gian, chi
phí. Microsoft Project 2010 tập trung chính vào thời gian. Đôi khi bạn
có thể nghĩ rằng chỉ cần thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự
án là hoàn tất. Tuy nhiên, Microsoft Project 2010 giúp bạn tính toán
được khoảng thời gian khi bạn chỉ cần nhập ngày bắt đầu hoặc kết thúc
của công việc.

Để khởi tạo một dự án mới, thực hiện các bước sau. Click vào Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Project 2010.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Click vào File để mở giao diện Backstage.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Click vào New.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Dưới mục Avaiable Template, chọn Blank project và click vào Create để khởi tạo một dự án mới.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Trên tab Project, tại nhóm Properties, click vào Project Information.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Tại Start date, nhập ngày bắt đầu của dự án. hoặc bạn có thể click vào biểu tượng mũi tên để hiển thị lịch và chọn ngày.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Click vào OK để chấp nhận ngày bắt đầu và đóng hộp thoại Project Information. Trên tab File, click chọn Save để lưu lại tập tin dự án.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Trên hộp thoại Save As, tại File Name, nhập tên dự án và chọn thư mục lưu trữ dự án.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Nhập tên công việc

Việc đặt tên cho công việc có giá trị
thực tiễn tốt trong kế hoạch dự án của bạn. Với tên công việc, bạn có
thể biết được ý nghĩa và những người thực hiện công việc đó. Một số lời
khuyên khi đặt tên công việc:

• Sử dụng cụm động từ ngắn để mô tả công việc phải làm, chẳng hạn “Chỉnh sửa bản thảo”.
  
• Nếu công việc được tổ chức thành từng giai đoạn, tránh lặp lại các chi tiết từ các công việc con.
  
• Nếu các công việc đi kèm nguồn lực, không nên sử dụng tên nguồn lực chung với tên công việc.
  

Bạn không cần phải lo lắng về tên công
việc vì bạn có thể chỉnh sửa nó bất cứ lúc nào. Để thực hiện việc đặt
tên cho công việc, bạn thực hiện các bước sau. Click vào ô bên dưới Task Name.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Nhập tên công việc, chẳng hạn “Phân công”, sau đó nhấn Enter. Các công việc mà bạn nhập sẽ cung cấp một số ID và số ID là duy nhất đối với mỗi công việc.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Tương tự như trên, bạn có thể đặt tên công việc tiếp theo và nhấn Enter.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Trong phần này, bạn sẽ bắt đầu làm việc
với thời lượng công việc. Microsoft Project có thể làm việc với thời
lượng tính theo phút cho đến tháng. Tùy thuộc vào quy mô của dự án mà
bạn có thể thiết lập thời gian theo giờ, ngày và tuần.

Microsoft Project có thể xác định thời
gian tổng thể của một dự án bằng các tính toán khác nhau giữa thời gian
bắt đầu sớm nhất và thời gian kết thúc cuối cùng trong một công việc
trên dự án.

Khi làm việc với Microsoft Project, bạn có thể sử dụng các chữ viết tắt sau:

[You must be registered and logged in to see this link.]

Chức năng tự động thiết lập công việc
luôn luôn có một thời lượng (mặc định là một ngày). Tuy nhiên với chức
năng thủ công bạn có thể nhập các giá trị thời gian bằng chữ viết tắt.
Ví dụ 3d là 3 ngày. Bạn cũng có thể nhập đoạn văn bản chẳng hạn “Kiểm
tra nhóm Makerting” được thay thế với thời gian mặc định là 1 ngày khi
bạn chuyển đổi công việc từ chức năng thiết lập thời gian thủ công (Manual) sang thiế lập thời gian tự động (Automatic).

Microsoft Project sử dụng chuẩn giá trị
thời lượng là phút và giờ. Một phút bằng 60 giây và một giờ bằng 60
phút. Đối với thường lượng của ngày, tuần và tháng bạn có thể sử dụng
mặc định của dự án (ví dụ 20 ngày/ tháng) hoặc thiết lập giá trị riêng.
Để thực hiện điều này, vào tab File, click Options > Schedule.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Để nhập các giá trị thời gian khác nhau, thực hiện các bước sau. Click Duration và nhập giá trị thời lượng cho công việc. Nhập giá trị thời lượng

[You must be registered and logged in to see this link.]

Bạn có thể nhập giá trị thời lượng như sau:

[You must be registered and logged in to see this link.]

Tại cột Start, bạn bắt đầu thiết lập thời gian bắt đầu cho công việc.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Tại cột Finish, nhập
ngày kết thúc. Microsoft Project 2010 tính toán thời lượng là 7 ngày.
Lưu ý rằng 7 ngày này gồm các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 của tuần thứ nhất
và thứ 2, thứ 3 của tuần sau đó. Microsoft Project 2010 cũng giúp bạn
phân biệt những ngày không làm việc (nonworking day) được thể hiện qua màu sắc khác biệt.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Thiết lập một cột mốc quan trọng

Bên cạnh việc nhập các công việc, bạn có thể tạo ra các cột mốc quan trọng, thuật ngữ này trong quản lý dự án gọi là milestone. Milestone là sự kiện quan trọng có thể là thời điểm hoàn thành giai đoạn 1 của dự án hoặc một sự kiện về đầu tư chi phí.

Để tạo một cột mốc, thực hiện các bước sau. Click vào một công việc. Tại tab Task, trên nhóm Insert, click Milestone.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Microsoft Project sẽ chèn một công việc mới vào và nằm phía trên một
công việc mà bạn đã lựa chọn ở bước thứ nhất. Tên mặc định là <New Milestone>.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Nhập tên cột mốc, chẳng hạn “Hoàn thành kế hoạch” và nhấn Enter.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Ngoài ra, bạn có thể đánh dấu một công
việc đã tạo trước đó như một cột mốc, để làm điều này, bạn thực hiện các
bước sau. Click-double vào một công việc mà bạn muốn đánh dấu cột mốc.
Tại hộp thoại Task Information, chuyển qua tab Advanced và đánh dấu chọn vào Mark task as milestone.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Tổ chức các công việc thành giai đoạn là
một việc làm quan trọng trong kế hoạch dự án. Ví dụ, thông thường với
một dự án Xuất bản sách sẽ chia thành các giai đoạn như biên tập, thiết
kế, in ấn và xuất bản…v.v..

Khi bạn tạo một công việc tóm tắt, thời
lượng của nó sẽ được tin dựa trên các công việc con trong đó và chức
năng này chỉ có ở chức năng tự động thiết lập công việc. Tuy nhiên, bạn
có thể chỉnh sửa thời lượng theo phương pháp thủ công và Microsoft
Project sẽ theo dõi và tính toán thời lượng đó.

Để tổ chức các công việc thành giai đoạn, cụ thể là ví dụ về một kế hoạch ra mắt cuốn sách mới và chia thành 2 giai đoạn:

• Chọn những giai đoạn cần nhóm lại thành một giai đoạn.
  
• Trên tab Task, tại nhóm Schedule, click vào biểu tượng Indent Task.
  

[You must be registered and logged in to see this link.]

Sau khi click biểu tượng Indent Task,
các công việc sẽ lùi vào so với công việc phía trên. Công việc phía
trên được xem như giai đoạn của các công việc phía dưới. Bạn lưu ý nếu
như công việc tóm tắt (summary task) của bạn chưa có thời gian cụ thể thì Microsoft Project sẽ dựa vào thời gian của các công việc con (subtask) dưới nó.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Ngoài ra bạn có thể tạo một công việc tóm tắt mới để đánh dấu giai đoạn. Bạn thực hiện các bước sau:

Chọn một công việc con, trên tab Task, tại nhóm Insert, click Summary.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Microsoft Project sẽ tạo một công việc mới phía trên công việc mà bạn chọn. Bạn nhập tên cho công việc.

Chọn các công việc đóng vai trò công việc con bên dưới. Trên tab Task, tại nhóm Schedule, click vào biểu tượng Indent Task.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Liên kết các công việc

Hầu hết các dự án yêu cầu công việc phải
được thực hiện theo một trình tự nhất định. Vi dụ, công việc viết một
chương của cuốn sách phải hoàn thành trước các công việc chỉnh sửa trong
chương. Những công việc này có mốt quan hệ kết thúc – bắt đầu (hay còn
gọi là có tính phụ thuộc):

• Công việc thứ 2 phải xảy ra sau khi công việc đầu tiên được thực hiện. Đây là một trình tự.
  
• Công việc thứ 2 chỉ có thể xảy ra nếu nhiệm vụ đầu tiên hoàn thành. Đây là tính phụ thuộc.
  

Trong Microsoft Project, công việc đầu tiên được gọ là công việc tiền nhiệm (thuật ngữ predecssor)
vì nó là công việc đi đầu tiên và kéo theo sau là các công việc phụ
thuộc vào nó. Công việc thứ 2 được gọi là công việc kế nhiệm (thuật ngữ successor) vì hoàn thành hoặc sau nhiệm vụ mà nó phụ thuộc.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Mối quan hệ của các công việc trong Microsoft Project 2010 hiển thị bằng nhiều cách:

• Trên biểu đồ Gantt và sơ đồ Network Diagram, các đường kết nối thể hiện mối quan hệ.
  
• Tại bảng, chẳng hạn bảng Entry, các số ID của công việc tiền nhiệm hiển thị trên cột Predecessor.
  

Bạn có thể tạo mối quan hệ cho các công
việt bằng các tạo liên kết giữa các công việc. Để làm điều này, bạn thực
hiện các bước sau.

Trước tiên, bạn sẽ tạo sự quan hệ Finish-to-start giữa 2 công việc. Chọn 2 công việc mà bạn muốn thiết lập quan hệ này.

Trên tab Task, tại nhóm Schedule, click biểu tượng Link Tasks.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Lúc này 2 công việc mà bạn chọn đã liên kết theo kiểu Finish-to-start.
Chú ý rằng nếu bạn chưa thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc cho
công việc nhưng nếu bạn cung thông tin về một công việc thì Microsoft
Project 2010 sẽ tính thời gian cho bạn. Bên cạnh đó, biểu tượng liên kết
sẽ hiển thị.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Bạn có thể thiết lập quan hệ bằng cách khác. Click vào một công việc, trên tab Task, tại nhóm Properties, click Information.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Hộp thoại Task Information hiển thị, tại tab Predecessor, click vào cột Task Name bạn sẽ thấy một loạt các công việc hiển thị. Chọn một công việc chẳng hạn “Thiết kế và chuẩn bị tiếp thị”

[You must be registered and logged in to see this link.]

Tại cột Type, chọn kiểu quan hệ.

[You must be registered and logged in to see this link.]

1. Trong giao diện biểu đồ Gantt, trỏ chuột vào giai đoạn 1 và kéo đến giai đoạn 2 để thiết lập kiên kết giữa 2 giai đoạn.

[You must be registered and logged in to see this link.]





Giai đoạn 1 và 5 đã liên kết theo kiểu Finish-to-start.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Bây giờ bạn có thể thiết lập thời lượng
hoàn chỉnh cho các công việc. Chú ý rằng khi bạn thiết lập lại thời
lượng cho công việc sẽ khiến cho biểu đồ Gantt thay đổi, tuy nhiên nó
không ảnh hưởng đến lịch trình của các công việc. Bên cạnh đó, bạn có
thể thiết lập để công việc tự động xếp lại thời gian.

Trên tab Task, tại nhóm Schedule và click biểu tượng Respect Links

[You must be registered and logged in to see this link.]

Microsoft Project 2010 sẽ tự thiết lập lại công việc của bạn theo mối quan hệ của công việc tiền nhiệm.

[You must be registered and logged in to see this link.]

Hết phần 7…..