BTL QLDA nhóm 5: http://www.mediafire.com/?m9yyel2c5gswwmi

Người quảnn lý dự án cần phải xây dựng một số thủ tục làm việc trong dự án như là : Các thủ tục quản lý, thủ tục chấm dứt hợp đồng, thủ tục kết thúc trách nhiệm vậy hãy cho mình 1 ví dụ cụ thể khi nào thì dự án thực hiện thủ tục kết thúc hợp đồng và thủ tục kết thúc dự án. Để mình có thể hiểu rõ hơn được không?

Làm thế nào để lưu trữ và quản lý hồ sơ dự án được tốt nhất?
Nếu sử dụng bằng máy tính để lưu trữ thì nên lưu trữ thế nào? Phần mềm nào giúp người quản lý dự án quản lý tốt nhất?

HaHue wrote: Người quảnn lý dự án cần phải xây dựng một số thủ tục làm việc trong dự án như là : Các thủ tục quản lý, thủ tục chấm dứt hợp đồng, thủ tục kết thúc trách nhiệm vậy hãy cho mình 1 ví dụ cụ thể khi nào thì dự án thực hiện thủ tục kết thúc hợp đồng và thủ tục kết thúc dự án. Để mình có thể hiểu rõ hơn được không?

Ví du : Dự án đường 32 nối từ cầu diễn nhổn :
-Thủ tục kết thúc hợp đồng khi dường 32 được hoàn thành là lúc những yêu cầu trên hơp đồng của dự án đường 32 được hoàn thành
(hoàn thành trước đại lễ 1000 năm thang long)
-Thủ tục kết thúc trách nhiệm của dự án: Các thành viên trong dự án đường 32 bàn dao lai dự án khi dự án khi dự án đượchoàn thành , xác nhận yêu cầu của nhà đầu tư : dự án đường 32 có được hoànthành hay không , thời gian thực hiện dự án , thời gian giải phóng mặt bằng
+các tiêu chuẩn để kết thúc trách nhiệm của dự án đường 32 : đường 32 được làm với 4 làn đường yêu cầu mỗi thành thành viên trong dự án phải làm theo đúng quy định, mỗi thủ tục trong dự án là bản viết rõ dạng phát cho thành viên quản lí dự án
(thời gian làm việc : về ban đêm khi không có xe cộ qua lai trên đoạn đường đang thi công , kết thúc công việc trước 5 h sáng), việc xây dựng thủ tục này do người quản lí dự án chiu trách nhiệm

nhuhoa wrote:Làm thế nào để lưu trữ và quản lý hồ sơ dự án được tốt nhất?
Nếu sử dụng bằng máy tính để lưu trữ thì nên lưu trữ thế nào? Phần mềm nào giúp người quản lý dự án quản lý tốt nhất?

có 2 cách lưu trữ hồ sơ, đó là lưu trữ trên giấy và lưu trên máy tính. Thông thường thì chúng ta nên lưu trữ trên máy tính, lập chúng thành các folder để tiện cho việc quản lý và chia sẻ. Nhưng có những tài liệu thì phải bắt buộc lưu trên giấy, ví dụ như những tài liệu quan trọng. Tùy từng trường hợp cụ thể mà ta phải chọn cách lưu phù hợp nhất để đem lại hiệu quả cao nhất.
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm trợ giúp cho việc quản lý dự án:

Đối với các dự án nhỏ:
+ Microsoft Project.
+ Fast Track.
+ ManagePro.
+TimeLine.
+ MacProject.
Đối với các dự án trung bình:
+ Project Management Workbench
+ SuperProject.
Đối với các dự án lớn:
+Primavera.
+ Artimis.
+ OpenPlan.

Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn trong phần cuối bản word của chúng tôi. Thanks!

Cho mình hỏi: Vì sao nói hồ sơ giúp kiểm soát dự án:
-Tối tiểu hoá các rủi ro của dự án?
-Kế hoạch được xây dựng phù hợp với mẫu.
VD?

Tại sao việc sử dụng " kiểm soát thay đổi" lại cần áp dụng thủ tục dự án ? Các bạn có thể cho ví dụ đc k?

Tại sao nói lưu trữ hồ sơ dự án là chỗ dựa để PM tự bảo vệ mình?

Tại sao sử dụng thủ tục dự án lại làm tăng năng suất công việc, tập trung suy nghĩ hành động của thành viên.

omaichua wrote:Cho mình hỏi: Vì sao nói hồ sơ giúp kiểm soát dự án:
-Tối tiểu hoá các rủi ro của dự án?
-Kế hoạch được xây dựng phù hợp với mẫu.
VD?

Mình xin trả lời câu hỏi của bạn như sau:
Bởi vì :

- Để tiến hành các hoạt động phải có các hồ sơ tài
liệu làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản
xuất - kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.


- Hồ sơ, tài liệu có tác dụng lớn trong việc
nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một
cách đầy đủ và sinh động. Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động
ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
-Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc
quản lý các mặt hoạt động cụ thể như: thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng
hóa, thiết bị...
-Hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học
các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức
lao động...
- Giúp lãnh đạo thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân
lực tài vụ kỹ thuật, kinh doanh... nhằm làm cho hoạt động được thuận lợi, đúng
mục đích.
- Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ
sơ tài liệu hiện có của các phòng ban và thực trạng bảo quản để có cách chỉ đạo
hợp lý.

Vi du: Dự án lắp đặt dây cáp điên B từ Nhổn Đến Đai mỗ-Tây mỗ
-Có các hồ sơ lưu trữ thông tin về hệ thống cột điện , hệ thống ông ngầm thì việc lắp đặt dây cáp sẽ trở lên dễ dang hơn.
-Khi có được hồ sơ hệ thống cột điên, đường ống ngầm người chủ dự án có thể xây dựng một mẫu để các thành viên trong dự án thực hiện công việc của mình nhanh hơn

omaichua wrote:Cho mình hỏi: Vì
sao nói hồ sơ giúp kiểm soát dự án:
-Tối tiểu hoá các rủi ro của dự án?
-Kế hoạch được xây dựng phù hợp với mẫu.
VD?

Trong mỗi giai đoạn của dự án luốn chứa đựng các rủi ro, các rủi ro này đã được
dự đoán, phân tích và tạo thành hồ sơ để dựa vào đó PM có thể biết được trong
giai đoạn cụ thể này thì dự án sẽ có những rủi ro nào và từ đó đưa ra các giải
pháp để tối thiều hóa các rủi ro.
Ví dụ: Dự án xây dựng Đường 32, ban đầu các chuyên gia sẽ phải tính toán và
phân tích các rủi ro có thể phát sinh trong từng giai đoạn như: giải phóng mặt
bằng, làm nền, vv...vv... những bản phân tích đó sẽ là tài liều lưu trữ để giúp
PM biết đc từng giai đoạn sẽ có những rủi ro nào, từ đó đưa ra cách giảm thiểu
tối đa.

Như chúng tôi đã đề cập, hồ sơ bao gồm có hồ sơ hành chính và hồ sơ giúp kiểm
soát dự án. Khi thực hiện 1 dự án thì PM phải lập bảng kế hoạch làm việc, bảng
tiến độ,... để dựa vào đó PM có thể theo dõi, kiểm soát dự án, đưa dự án đi
đúng với kế hoạch đã đề ra.
Ví dụ: PM xây dựng các thủ tục để mọi thành viên trong dự án thực hiện theo.
Trong 1 dự án thường có nhiều thủ tục như: Mua sắm vật tư, họp hành, báo
cáo,.... Việc lưu trữ các thủ tục đó thành các hồ sơ lưu trữ giúp cho mọi thành
viên có thể truy cập và biết được rằng thủ tục xin cấp vật tư là:


Nhân viên viết yêu cầu đưa cho nhóm trưởng. Nhóm
trưởng ký duyệt, chuyển cho trưởng nhóm Hành chính.


Vật tư có
sẵn ?=> phát cho nhân viên


Vật tư
không có sẵn ? => Vật tư trên 200 nghìn?


Vật tư dưới 200 nghìn => Mua và phát cho nhân viên, Chuyển hoá đơn
cho kế toán trưởng.
Vật tư trên 200 nghìn => lấy 3 báo giá, chọn báo giá tốt nhất, Mua
và phát cho nhân viên, Chuyển hoá đơn cho kế toán trưởng



Thanks!

omaichua wrote:Tại sao sử dụng thủ tục dự án lại làm tăng năng suất công việc, tập trung suy nghĩ hành động của thành viên.

Trước tiên chúng ta cần phải hiểu rõ thủ tục dự án là gì! Mỗi thủ tục là 1 quy định/nội quy bắt buộc các thành viên dự án phải tuân theo. Do đó các thành viên phải cố gắng thực hiện đúng tiến độ công việc của mình. Mỗi thủ tục là 1 bản viết rõ ràng, phát cho anh em, không nói bằng lời. Một khi mục tiêu đã xác định rõ thì sẽ tăng năng suất làm việc. Không mât thời gian hỏi, tìm hiểu.

omaichua wrote:Tại sao nói lưu trữ hồ sơ dự án là chỗ dựa để PM tự bảo vệ mình?

Hồ sơ dự án lưu các thông tin dự án. Nếu có sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện dự án thì có thể dễ dàng tìm kiếm, điều tra khi tìm kiếm trong hồ sơ. Điều này giúp xác định nguyên nhân của sai sót và người hay bộ phận đã làm sai. Quy đúng trách nhiệm.

Bạn có thể lấy một ví dụ cụ thể về việc áp dụng thủ tục trong một dự án không?

Workflow là định nghĩa của các quy trình đã được chuẩn hóa. Các bạn có đề cập đến workflow động. vậy workflow động là gì và theo bạn thì có thể có những nguyên nhân gì dẫn đến có workflow động?

cho mình hỏi:
Tại sao lại phải lập báo cáo?lập báo cáo có ý nghĩa ntn???

Trong các lý do sử dụng thủ tục có viết:"-Tạo ra một chuẩn mực để trao đổi, làm việc trong nhóm một cách hiệu quả".
Vậy cho mình hỏi "chuẩn mực để trao đổi" ấy là ntn??có thể đo được chuẩn mực ấy ko???

Trong phần sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án các bạn có nói: "Dữ liệu phải thường xuyên cập nhật".
Vậy dữ liệu được cập nhật theo cách nào??làm thế nào để các thành viên trong ban quản lý dự án cùng những người tham gia có thể nhận được nhanh chóng nhất những dữ liệu quan trọng mà các bạn mới cập nhật????

Lehoa wrote:cho mình hỏi:
Tại sao lại phải lập báo cáo?lập báo cáo có ý nghĩa ntn???

Mình Xin trả lời câu hỏi của bạn như sau :
Báo cáo là một loại biểu mẫu (Form), được thiết kế để cấp dưới báo cáo lên cấp trên. Trong quản lý dự án phần mền báo cáo do chính người sản xuất dự án cung cấp. Dựa vào các báo cáo này mà người quản lý dự án nắm bắt được đầy đủ thông tin chính xác và đều đặn của các đội phát triển dự án, là cơ sở để thường xuyên thông báo về điều kiện, tình hình thực hiện của dự án.

Luuhuyen wrote:Bạn có thể lấy một ví dụ cụ thể về việc áp dụng thủ tục trong một dự án không?

trong tài liệu của chúng tôi đã có ví dụ rất cụ thể, đó là thủ tục xin cấp vật tư. Tôi xin trình bày lại như sau:


Nhân viên viết yêu cầu đưa cho nhóm trưởng
Nhóm trưởng ký duyệt, chuyển cho trưởng nhóm Hành chính
Vật tư có sẵn ?=> phát cho nhân viên
Vật tư không có sẵn ? => Vật tư trên 200 nghìn?
Vật tư dưới 200 nghìn => Mua và phát cho nhân viên, Chuyển hoá đơn
cho kế toán trưởng.
Vật tư trên 200 nghìn => lấy 3 báo giá, chọn báo giá tốt nhất, Mua và
phát cho nhân viên, Chuyển hoá đơn cho kế toán trưởng
Để dễ hiểu thì ngta mô tả thủ tục bằng sơ đồ luồng công việc (Workflow). Workflow của ví dụ này bạn có thể xem tại slide 12 của chúng tôi.
Thanks!

Luuhuyen wrote:Workflow là định nghĩa của các quy trình đã được chuẩn hóa. Các bạn có đề cập đến workflow động. vậy workflow động là gì và theo bạn thì có thể có những nguyên nhân gì dẫn đến có workflow động?

Mình xin tra lời câu hỏi của bạn như sau :
Theo minh dựa vào định nghĩa của Workflow thì Workflow động là định nghĩa các quy trình chưa được chuẩn hóa .

- Nguyên nhân đẫn đến workflow động là:
+do thời gian dẫn đến các quy trình xử lí công việc không theo trình tự nhất định
+do diều kiện về kinh tế( giá cả tăng)

Luuhuyen wrote:Workflow là định nghĩa của các quy trình đã được chuẩn hóa. Các bạn có đề cập đến workflow động. vậy workflow động là gì và theo bạn thì có thể có những nguyên nhân gì dẫn đến có workflow động?

Workflow động là workflow có sự thay đổi trình tự so với dự kiến. Theo các thông tin chúng tôi tìm hiểu được thì ở Việt Nam rất khó có sự ổn định trong dòng chảy trình tự công việc nên workflow thường là động.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến điều này bao gồm cả chủ quan và khác quan.
Ví dụ: bạn dự định buổi sáng trước khi đến lớp sẽ mua 1 hộp kem dưỡng da, nhưng vì trên đường bạn gặp 1 ng bạn cũ, mất 1 khoảng thời gian nói chuyện và đã rất gần thời gian vào lớp nên bạn hoãn việc mua kem dưỡng da vào cuối buổi học, khi đó workflow của bạn cũng có sự thay đổi

Một trong các nhiệm vụ của văn phòng dự án là:
-Hướng dẫn lập kế hoạch: Tức là quá trình thiết lập các mục tiêu và phương thức hành động để đạt được mục tiêu.>>>Vậy nhóm bạn có thể cho tớ biết thiết lập các "mục tiêu" ở đây là những mục tiêu gì? Và "phương thức hành động" là thế nào??? Thank a lot.

omaichua wrote:Tại sao việc sử dụng " kiểm soát thay đổi" lại cần áp dụng thủ tục dự án ? Các bạn có thể cho ví dụ đc k?

Phải đặt ra các thủ tục cho những công việc quan trọng trong 1 dự án. Việc kiểm soát thay đổi cũng là 1 trong những công việc đó.
Điều này tạo ra 1 chuẩn mực làm việc chung mà các thành viên phải tuân theo, giúp dự án đi theo đúng ý đồ của PM
Ví dụ về thủ tục chúng tôi đã trình bày trong bản word (trang 6). Mong bạn vui lòng tìm hiểu! Thanks!

Câu 1:
"Theo bạn biểu mẫu là gì? "
"Bạn hãy nếu ra 1 số biểu mẫu thường sử dụng?"